In veel organisaties bestaat de wens om in control te zijn en daarvoor producten en processen binnen organisatie in kaart te brengen, te beschrijven / herontwerpen, te sturen en te beheersen.
Veelal wordt er een werkgroep in het leven geroepen die vol enthousiasme begint met de inventarisatie, van de processen die er in een organisatie spelen. Al snel ziet de groep door de bomen het bos niet meer. Er zijn vaak heel veel processen een organisatie in geslopen en met heel veel processen ook heel veel beslissingsmomenten en regels. Deze processen beschrijven vaak meerdere malen dezelfde activiteiten. De werkgroep komt vaak niet verder dan de inventarisatie.
Een eerste belangrijke stap is de organisatie in kaart brengen met een helder en eenvoudig product- en procesarchitectuur. Vanuit een heldere eenvoudige architectuur kunnen processen op generiek niveau worden beschreven.
Met name gemeentelijke organisaties, waar onze ervaring ligt, zijn zeer complex aan geldende processen en regels en leveren een bijzonder uitgebreid producten en diensten palet aan haar klantgroepen; burgers, bedrijven en bestuur.
Van oudsher zijn deze organisaties hun producten en diensten gaan leveren als uitvoerders van wet- en regelgeving. De laatste decennia wordt er steeds meer naar gemeentes gekeken als dienstverlenende organisaties. Ondanks dat ze nog steeds monopolisten zijn, worden zij op hun dienstverlening en klantgerichtheid gemonitord, gemeten en gestuurd vanuit de landelijke overheid.
Hoe realiseer je klantgerichtheid in een organisatie die van oudsher monopolist en uitvoerder van wet- en regelgeving is. Hiervoor moet je kijken naar het etaleren van de leverbare producten en diensten en helder beschrijven hoe je als klant deze producten kunt verkrijgen en wat je mag verwachten van een gemeente als klantgerichte organisatie. Daarnaast moet je intern, je processen helder, generiek, kort cyclische en efficiënte hebben ontworpen om de klant zo snel mogelijk zijn product of dienst te leveren. Deze processen kunnen voor vele groepen producten hetzelfde zijn. Dit geldt voor alle vraaggestuurde producten en diensten, maar ook voor regelende en ondersteunende processen. Zorg dat je processen uit generieke stappen bestaan zodat directie en management goed kan sturen op de overall kwaliteit van dienstverlening. Door het in control zijn op de bedrijfsprocessen is het ook mogelijk om efficiënt in te kunnen spelen op wijzigingen in bijvoorbeeld wet- en regelgeving.
Orchestrate IT heeft in 4 jaar tijd bij een Nederlandse gemeente een procesmodel opgebouwd wat bewezen gebruikt wordt bij meerdere gemeentes en op basis van generieke processen de gehele gemeentelijke organisatie in kaart brengt. Door een jarenlange ervaring van procesbeschijven is GICH! ontwikkeld.